Claudia: premettendo che credo che la maggior parte della confusione su questo punto quest'anno fosse probabilmente dovuta al fatto che fino all'anno scorso erano i segretari a rifornire, e specificando che per me il problema si è rivelato essere decisamente secondario, sono d'accordo con te.
Vedila però anche così: se a metà (o, più probabilmente, a un quinto) dello slot le cose a un tavolo in una sala in alto finiscono, occorre ripartire e rifarsi le scale, riattraversare la piazza, altre scale, rifornirsi e poi tutto indietro, spezzando la giocata. Se sono già disponibili sul tavolo di fianco, invece, si fa molto prima.
Credo di aver capito quello che vuoi dire, ma difficilmente accadrà che le persone prendano quello che servirà loro per tutta la giocata e si organizzino per portarlo su, è molto più facile che non si muovano più dopo il primo viaggio e poi si facciano mezzo slot senza stuzzichini.
Nulla di male, si potrebbe obiettare, affari loro... Vero, non credo di poter controbattere.
Un altro modo per vedere la questione potrebbe essere prendere tre o quattro volontari (non i segretari) che, a inizio giornata, si facciano un viaggetto carichi di roba per portarla alla sala in alto.
O, in alternativa, aspettare che ci siano quattro o cinque persone che debbano andare su a giocare e caricarle di cibarie per tutti da poggiare su un tavolo.
Ma i compiti del segretario di turno (tralasciando il venerdì pomeriggio e la domenica pomeriggio) quali sono, di preciso? Smistare le persone per i primi 15 minuti, e poi fare fotografie?