Uso i miei poteri di thread opener per richiedere SOLO risposte da chi era a questa edizione di INC. Se qualcuno ha altro da osservare (e/o si vuole offrire per questo o quello) mi fa un PM o si apre un altro thread. In questo thread vorrei che chi era sul posto ed ha materialmente visto gli spazi, le possibilità che ci sono ed i possibili problemi possa dare una sua opinione su come migliorare il prossimo anno. Il thread parte in slow down perché mi piacerebbe avere opinioni ponderate e non chiacchiericcio.
La cosa di cui sono in assoluto più contento è l'apertura di credito che abbiamo ottenuto presso il Comune di Bertinoro. La fiducia che ci hanno dimostrato ha del commovente. Si sono spesi in più circostanze per una manifestazione di cui, IMHO, all’inizio avevano capito il giusto. Ci hanno fatto ottenere mezzi e risorse insperabili.
Gli spazi
Il cambio di location ha anche causato un cambio ENORME nella logistica. Non solo per tutti i problemi spiccioli che ha fatto saltare fuori (tipo “dove mettiamo la birra in fresco?”) che nelle scorse edizioni venivano assorbiti dall’albergo. Non era facile preventivare le dinamiche che ci sarebbero state con gli spazi divisi e – nel caso del Mirastelle – relativamente distanti. In fase di organizzazione ci è toccato fare un numero ENORME di supposizioni (che, come ci insegna Steven Seagal, sono “la madre di tutte le cazzate”).
Non siamo stati esattamente aiutati. Uno degli spazi (la ex Ca’ de Be, quello sotto la piazza in cui avete visto i muratori) è stato a lungo in ballo prima che fosse chiaro che i lavori non sarebbero finiti per tempo. Il teatro è stato confermato solo il 22 aprile (e quando avevo fatto il sopralluogo l’enorme salone vuoto sulla destra era una desolata distesa di cemento fresco con i muratori dentro). E anche i modi ed i tempi in cui avremmo potuto accedere agli spazi sono stati oggetto di numerose last minute news. Lavorare con il comune nel momento in cui si è alzata la febbre delle elezioni è stato parecchio “eccitante”.
Avere spazi distinti ha portato indubbiamente ad essere più comodi a giocare. Ed ha dato anche alla con un retrogusto di ModCon “vecchia maniera” che –devo essere sincero– a me non è affatto dispiaciuto. Una delle cose che però abbiamo notato è che in qualche maniera in questa edizione è mancato un poco il fatto di essere “gruppo”. Ragionando con alcuni amici si parlava del fatto di essere troppo dispersi, ma IMHO è stata la mancanza di una “piazza” o un totem, cioè di un vero e proprio punto di riferimento dove istituzionalmente ci si potesse incontrare. Un “INC lounge” dove si potesse polleggiare e chiacchierare. Una postazione di qualche tipo che renda chiaro il fatto che la con è li e le altre sono solo dependance dove vai a giocare ma poi torni alla con. Che è il punto 2 dei miei desiderata per l’anno 2012. Qui accetto suggerimenti.
La festa
È sicuramente mancata. Ma non per scarsa volontà: continuiamo a credere che sia un momento di socialità importante. È mancata – credo – più per la mancanza del “lounge”di cui sopra che per altri motivi. Certo, la confusione negli orari del sabato sera non ha aiutato, ma credo che il punto chiave sia stata la mancanza del punto di raccolta. La deprivazione di sonno non ha mai fermato la INC ;-)
Per quanto abbia guardato con occhio rapace la stanza a lato del teatro, credo che la sede naturale sarebbe il belvedere. Farla su tavoli all’aperto con una soluzione di backup in caso di freddo o maltempo potrebbe essere il top. Ma fra il dire ed il fare…
Gli orari
In diversi mi hanno fatto notare che non c’era chiarezza soprattutto per i segretari in quando effettivamente doveva avvenire il passaggio del testimone. Gli anni scorsi il non c’era il problema: fra uno slot e l’altro se ne occupavano i camerieri dell’albergo, e non c’erano chiavi da gestire. La cosa mi ha preso in contropiede e devo ringraziare tutti i segretari che si sono prodigati a essere presenti oltre gli orari di competenza.
Il fatto che molte delle limitazioni logistiche sull’uso degli spazi siano state last last last last minute news ha fatto si che – soprattutto all’inizio – i segretari fossero abbastanza impacciati nel sapere “dove” era “cosa” e/o nell’avere un’idea della logistica. Il prossimo dovremmo aver fatto tesoro di questa esperienza. C’è anche da notare che abbiamo già fatto tesoro di questa esperienza da uno slot all’altro: col passare del tempo, gli slot sono diventati progressivamente più ordinati ed i segretari (che non ringrazierò mai abbastanza) si sono gestiti dei passaggi di consegne estremamente professionali.
Il teatro
Il teatro è stato una GRANDE occasione. Se non siamo noi "INCaioli" a sperimentare, a cercare nuove soluzioni, a provare a fare qualcosa di veramente nuovo e originale... chi altri? Il prossimo anno non è detto che il teatro ci sia. E se ci fosse, non è detto che sia riempito da un evento made in Cangini & Gelli e non è detto che sia disponibile il sabato sera o solo il sabato sera. Se avete un evento per INC 2012 che lo richiede, iniziate a contattarmi IERI che ne parliamo.
Una delle logiche dello spettacolo era anche provare a coinvolgere la città che ci ospitava e, più in prospettiva, creare in loco una community di giocatori. Qualche spettatore esterno alla con c’era, ma non ci sono state le energie (ed i tempi! Il teatro è stato confermato il 22 aprile!) per organizzarsi per bene e rendere il tutto più “organico”.
I tempi per collaborare
Se volete fare qualcosa di incisivo per INC’12, il momento in cui offrirsi è ORA-SUBITO-ADESSO. Sembra ridicolo, ma è così. INC’12 sarà fra 12/13 mesi, *MA* Lucca è solo fra 6 mesi. Bene o male, tematiche e dettagli dovranno essere annunciati a Lucca (fine ottobre) che significa che il materiale promozionale dovrà essere preparato diciamo a metà ottobre e quindi tutte le informazioni del caso dovranno essere disponibili entro settembre. E questa volta mi piacerebbe presentarmi a Lucca non solo con le date, ma con prezzi, il sito in linea e tutto il resto del sette e mezzo. E questo significa che in comune a Bertinoro non vedranno la mia faccia giusto il tempo che passino le elezioni e si insedi la nuova giunta. Poi mi vedranno ricomparire per parlare dei prezzi della prossima edizione, delle date, della partecipazione dei locali, etc. Con i tempi di reazione dei comuni, 5 mesi sono *POCO* tempo per organizzare tutto. Siamo già in ritardo.
Come si può collaborare
Mr. Mario ha curato egregiamente la stampa delle magliette. Ha trovato un fornitore più economico di quello che io uso abitualmente, ma se non si fosse offerto di seguire il lavoro in blocco avrei detto “no, grazie”. Se ci fosse stato un problema, come gestirlo da così tanto lontano? Invece Mario ha seguito tutta la procedura, si è coordinato con Claudia per ricevere grafica ed assortimenti, ma a parte questo ho visto le magliette materializzarsi a Bertinoro senza che dovessi alzare un dito (GRAZIE Mario). Anzi, in prima persona si è fatto carico di inseguirmi per ottenere questo o quel dato necessario.
I lavori che potrebbero essere fatti “fuori” allo stesso modo sono molti più di quelli che sembra. È possibile esternalizzare parte del lavoro organizzativo alle spalle dell’incbook (raccogliere gli articoli, inseguire gli autori per immagini e biografie, smistare e controllare traduzioni e revisioni, confezionare materialmente il file per la stampa, etc.)
È possibile esternalizzare anche il lavoro del presentatore delle premiazioni del sabato sera, che non vangano lasciate alla mercé di un organizzatore mentalmente alla frutta. E “organizzare le premiazioni” non contempla solo l’essere sul palco a parlare (ed a questo proposito: avete notato che presenza scenica aveva il Vellu? Hint, hint ;-) ma anche sistemare il librone su un tavolo e far firmare Paul in maniera cristiana, recuperare i libri da –Spiegel– *prima*, fare una ricognizione per vedere dove far passare gli ospiti, ricordarsi di farmi portare le birre-premio (che – e sembra una barzelletta – Khana deve ancora ritirare), farsi una scaletta e – last but not least – dire “Bertinoro” e non “Forlimpopoli”.
Esattamente come “curarsi delle magliette” non comporta solo trovare il fornitore, ma anche – facciamo qualche esempio vissuto sulla mia pelle nel 2009 – quando il fornitore ti dice “non mi sono arrivate le magliette, non consegno” farsi un pomeriggio di telefonate per cercare le magliette, andare in macchina a prenderle da chi le aveva a magazzino, portarle al serigrafo, riprenderle in ritardissimo, incellofanarle a manoni con l’aiuto di Marco Costantini.
Questa edizione di INC si è mangiata – tempi calcolati con Basecamp – qualcosa che assomiglia a 200 ~ 220 ore di lavoro uomo (che sono quasi due mesi di lavoro, tutti rigorosamente non retribuiti). E molte cose sono state fatte non al 100% per mancanza di energie. Direi che è conclamato il fatto che occorra uno staff più nutrito: la parte logistica della INC non può più essere “figlia” solo di Michele e Claudia.
Qualcuno accetta la sfida? :)